2016年度（平成28年度）役員会
20170312 役員会 議事録 ※敬称略
日時・・・平成29年3月12日（日） 午後2時～４時 西川会館
出席・・・西川（保）、杉山、下瀬、西川（久）、林、山口、山岡、塚原、栗原
欠席・・・西川（哲）、松岡、小林、蛭間、中野、髙本
進行・・・栗原
議事内容
議題１ 2017年度の役員新体制について【承認】
・2016年度をもって退任する役員（２名）
会計 林芳恵さん
会計監査 塚原光子さん
・2017年度の新任役員候補（２名）
会計 未定（16班から1名）
会計監査 林芳恵さん
会計2名のうち1名は山口則子さんが常任し、もう1名は毎年班を持ちまわって担当者を決める。
2017年度は16班から、2018年度は17班から、それぞれ担当者を出して以降続く。
議題２ 2017年度の班長当番について【承認】
・2016年→2017年
総会 11班→17班
長寿会 12班→18班
七五三 16班→1班
当番など各班長への連絡は杉山理事が行うこととする。
議題3 今後の予定について【承認】
今年度の潮干狩りは、5月GW中の潮が悪いため中止とする。
代替案として、「見て、飲んで、買って、バスツアー（仮）」（観光巡り+酒蔵見学+佐野アウトレット）を
バス会社に問い合わせる。（西川会長）
・今後の予定は以下のとおり
4/16（日） 役員会（総会準備①）
4/23（日） 班長会（2016）
5/3,4,5,6,7 バスツアー（予定）
5/14（日） 役員会（総会準備②、合同防災訓練）
5/21（日） 総会
6/4（日） 二小合同防災訓練
6/11（日） 班長会（新年度）
6/11（日） 役員会（新年度事業担当）
7/2（日） 公園ふれあいボランティア①
7/2（日） 夏祭り実行委員会①
8/6（日） 夏祭り実行委員会②
8/19（土） 夏祭り
8/20（日） 夏祭り反省会
9/18（祝） 長寿会
11/19（日） 役員会（２月自主防災講座）
11/26（日） 公園ふれあいボランティア②
12/29、30 夜警パトロール
2/18（日） 自主防災講座
課題４ 要支援者リスト作成について(山岡理事） 【承認】
・要支援者リストは新班長が会費を集金する際に聞き集めて作成する。
・リスト作成が目的でない。地震等の大規模災害時に自治会が避難等の支援を行うことが目的であり、
リスト作成はそのための手段。
・したがって、具体的な支援の内容（誰が、いつ、どんな時に、何をするか）を別途、決めておく必要がある。
・リスト項目は、「氏名」「住所」「電話」「年齢」「性別」「理由（状態）」「同居者」「緊急連絡先」など。
・4/16役員会に、新班長に渡す説明文（案）を提出。なお、説明文には「詳細の問い合せは山岡理事」を明記する。（栗原
以上
20161120 役員会 議事録 ※敬称略
日時・・・平成28年11月20日（日） 午後2時～４時 西川会館
出席・・・西川（保）、松岡、杉山、下瀬、西川（久）、林、山口、中野、栗原
欠席・・・西川（哲）、小林、蛭間、山岡、塚原、髙本
進行・・・栗原
議事内容
議題１）2月実施の自主防災講座について
・次回の自主講座の内容
新川町内の防災MAPを実際に歩いて確認する
新川消防出張所にお願いして、「防災7つ道具」の使い方を、二小防災倉庫の脇で実演していただく
・タイトルは「歩いて、試して、みんなで防災」
・実施日時は、2月26日（日）14：00～16：00
西川会館にて集合、解散
・消防出張所との交渉、全体の段取りを企画する（中野）
・詳細を自治会だよりで告知する（栗原）
・防災倉庫備品の期限の調査結果を更新する（中野⇔松岡）
・調査結果をHPで共有する（松岡→下瀬）
・防災倉庫備品を大至急確認する（山口）
議題２）要支援者リストの作成について
・実施案のたたき台をまず作成し、それを基に役員会であらためて審議する（山岡+有志）
・市でリストを作成しているはずだが、自治会への共有は未定（中野）
報告1）自治会イベントについて
・「七五三」の対象者は３世帯４人（山口）
赤飯1000円、お菓子1500円を進呈
・「指圧を楽しむ会」の参加者7名（西川（久））
次回開催を希望する声が参加者だけでなく未参加者からもあった
・今回のような親睦会をさらに広げていきたい（西川（久））
例）お茶会、スィーツを楽しむ会、日本酒の会、パソコン教室 など
その他
・役員会の新年会を実施します
1月14日（土）18：00～ 場所は駅周辺の居酒屋詳細は追って連絡します（栗原・下瀬）
以上
20161023 役員会 ※敬称略
日時・・・平成28年10月22日（日） 午後2時～４時 西川会館
出席・・・西川（保）、西川（哲）、松岡、蛭間、下瀬、山岡、西川（久）、塚原、林、山口、中野、栗原欠席・・・杉山、小林、髙本
進行・・・栗原
議事内容
議題１ 夏祭り反省会
会員に「中止」を周知・徹底する
看板に「（今年は）中止」を貼る
関係者はリスト化して連絡の漏れがないように徹底する
食材やビールを当日の15時より販売する
中止の場合は販売する旨をあらかじめ自治会だよりで告知する
中止の場合のマニュアルを整備する
順延はなく中止とする方針で次回から進める
議題２ 防災マップの配布について
案内文を作成し会長に届ける（栗原）
自治会印を押したものを300部印刷（西川（久））
ビニール袋に防災マップと同梱して各戸に配布（西川（久）、山岡）
その他
消防署、警察からのお知らせを自治会だよりにして回覧する（10月末）
・資料を栗原に届ける（西川会長）
・自治会だよりを作る（栗原）
「七五三」のマニュアルを作る（栗原）
「長寿会」について
・参加対象者を「65才以上」と次回より明記する（栗原）
・担当班長には、班長会でちゃんと伝える
・班長にはあらかじめマニュアルを渡し、自分事化してもらう
「サークル活動」を自治会だよりで案内（11月中旬）
・原稿を作成して栗原に届ける（西川（久）、高本）
・自治会だよりを作成（栗原）
「公園植樹」を自治会だよりで案内（11月中旬）（栗原）
「年末夜警パトロール」を自治会だよりで募集（12月）（栗原）
次回開催
11/20（日）14：00～16：00
自主防災講座（2月）について/要支援者リストの整備について
以上
（写真撮り忘れ）
20160807 夏祭り実行委員会2回目
日時・・・平成28年8月7日（日） 14：00～17：00 西川会館
出席・・・西川（保）、西川（哲）、杉山、蛭間、下瀬、西川（久）、林、中野
欠席・・・松岡、小林、山岡、塚原、山口、髙本、栗原
20160724 役員会
日時・・・平成28年7月24日（日） 14：00～16：00 西川会館
7/16に行われた家庭ごみ有料化に向けた説明会の対応について
20160703 夏祭り実行委員会1回目
日時・・・平成28年7月3日（日） 14：00～16：00（17:20） 西川会館
出席・・・西川（保）、松岡、杉山、蛭間、下瀬、山岡、林、中野、栗原
欠席・・・西川（哲）、小林、西川（久）、塚原、山口、髙本
20160612 班長会 議事録
* 日時・・・平成28年6月12日（日） 午後1時～3時 於：西川会館
* 出席（班長）・・・２班（岡本）、５班（児玉）、 ６班(蛭間)、８班（下瀬）、１１班（清水）、１６班（日原）、１８班（近藤）
（役員）・・・西川（保）、松岡、杉山、蛭間、下瀬、山岡、西川（久）、塚原、林、山口、髙本、中野、栗原
* 欠席（班長）・・・１班（船本）、４班（高橋）、７班（芳賀）、１２班（難波）、１７班（木村）、
（役員）・・・西川（哲）、小林
* 議事進行 ・・・栗原
* 会議内容
1. 挨拶（西川会長）
2. 班長および役員からの簡単な自己紹介（各自）
3. 資料に沿って5/22総会の報告（栗原）
4. 班長さんのお仕事について説明（栗原）
質疑応答 特になし
5. その他
新川町自治会HP/班長ページの紹介（下瀬）
添付書類の誤り
P.3 会計2名→会計3名
P.5 近藤洋輔氏の住所 （正）1-15-22
同 電話番号 （正）474-7966
P.8 近藤洋輔氏の電話番号 （正）474-7966
P.11 近藤洋輔氏の電話番号 （正）474-7966
* 備忘
班長は会費と会員リストを持参（林）
古紙回収の袋を班長に支給（西川久美子）
欠席者に対しては、班長会資料を投函
会員リストを集計して今年度の名簿を作成（栗原）
以上
20160612 役員会 議事録
* 日時・・・平成28年6月12日（日） 14：30～16：15 西川会館
* 出席・・・西川（保）、松岡、杉山、蛭間、下瀬、山岡、西川（久）、塚原、林、山口、髙本、中野、栗原
欠席・・・西川（哲）、小林
* 進行・・・栗原
* 議事内容
報告１ 二小防災訓練について（西川会長）
今回で５回目、参加者340名、新川町自治会からは40名
トン汁は380食（完売）
二小の南門が開かなかったので、校長に事情を聞いてみる
議題１ 平成28年度事業計画を推進する担当役員を決めた
＜事業＞ ＜主担当（補佐）＞
* 潮干狩り 西川会長（栗原）
* 納涼夏祭り 蛭間
* 長寿会 松岡（+12班）
* 七五三 山口（+16班）
* 宣言セブン協議会 西川会長
* 公園ふれあい 下瀬
* 備蓄品点検 松岡
* 自主防災組織活動 中野
* 自主防災講座 中野
* 避難行動用支援者 中野
* 募金協力 中野
* 第二小学校窓口 西川会長
* 補助金申請 中野
* 避難防災訓練 西川会長（西川久美子）
* 家庭ゴミ説明会 山岡
* 親睦会 西川久美子
* 自治会HP 下瀬
* 主要会議運営 栗原
* 総会 西川久美子（+11班）
議題２ 納涼夏祭りの作業責任者を決めた
詳細別紙
* 神輿、テント 西川会長
* 広場入り口鍵 西川会長
* 不動橋広場予約 中野
* クルメイザー手配 中野
* 保険 西川哲夫
* 露天商手配 蛭間
議題3 次年度以降の新しい事業計画の提案 潮干狩りに替わるイベントの検討を始めることを承認
議題4 その他の審議報告事項
・自治会だよりの「印刷」「班長への配布」は杉山さんが行う。
・年会費の領収書は、自治会印を押したものを使用する。
予備は押印したものを会計が保管し、必要に応じて手渡す。
・立替は個別に会計に連絡し、清算する。
* 今後の予定
7/3（日） 08:00公園ふれあいボランティア 14:00夏祭実行委員会①
8/7（日） 14:00夏祭実行委員会②
8/20（土） 納涼夏祭り 本番
以上
20160522 総会
日時・・・平成28年5月22日（日） 午後２時～ 西川会館 参加人数27名（大人26名子供1名）
平成28年度 定期総会次第 平成28年5月22日
進行/司会 松岡 繁
1. 開会（14：00）
2. 会長挨拶 ・・・・・・・・・・・・・・・西川保男
3. 議長選出
進行/議長 中野五郎
4. 審議
(ア) 平成２７年度 事業報告 ・・・・・ 栗原繁生
(イ) 同 決算報告 ・・・・・ 林 芳恵
(ウ) 同 監査報告 ・・・・・ 山口則子
質疑応答（拍手で承認）
(エ) 平成２８年度 事業計画（案） ・・・栗原繁生
(オ) 同 会計予算（案）・・・林 芳恵
質疑応答（拍手で承認）
(カ) 平成２８年度 役員選出 ・・・・・栗原繁生
5. 議長解任
進行/司会 松岡 繁
6. ご挨拶 ・・・・・・・・・・市議会議員 白石玲子
7. 役員、班長の紹介 ・・・・・・・・・・・松岡 繁
8. 閉会挨拶 ・・・・・・・・・・・・・・・松岡 繁
総会終了後 懇親会
1. 開会 ・・・・・・・・・松岡 繁
2. 会長挨拶 ・・・・・・・西川保男
3. 乾杯発声 ・・・・・・・栗原繁生
歓談
4. 手締 ・・・・・・・・・山本 泉
5. 閉会（16：00）
20160515 役員会
役員会（5/15）議事録
日時・・・平成28年５月15日（日） 午後２時～４時 西川会館
役員・・・【出席】西川（保）、松岡、杉山、蛭間、下瀬、山岡、西川（久）塚原、林、山口、髙本、中野、栗原【欠席】西川（哲）、小林
議事内容
議題１ 総会に向けて資料の確認
→会計は１人を常任とし2人体制とすることに決定
それを受けて
・自治会会則の会計人数の改正は行わない
・会計は山口さんと林さん、会計監査は髙本さんと塚原さん
・予定した田中さんには担当変更を会長から連絡
・会計マニュアルを作成する
議題２ 合同防災訓練について
→当自治会の役割はトン汁の炊き出し
・担当は西川久美子さん
・担当はお助け隊リストをまとめて、前日の下ごしらえと当日の調理を指揮する
・役員はできるだけ前日および当日に手伝うようにする
・役員は会場では新川町Tシャツを必ず着用すること
→ちらしを会員だけでなく会員以外にも配る、
またポスターも町内に掲示する
議題３ 今後の予定および準備について
→今後の予定
5/22(日) 14:00-16:00 「総会」
6/12(日) 13:00-15:00 「班長会（新年度）」15:00-16:00 「役員会」
7/3(日) 08:00-12:00 「公園植栽」14:00-16:00 「夏祭実行委員会①」
8/7(日) 14:00-16:00 「夏祭実行委員会②」
8/20(土) 「納涼夏祭り」
その他
→今年の古紙回収の粗品は変更し、新班長会までに考えておく(西川久美子)
→旧・新川町Tシャツを再利用して墨文字で大きく新川町と書いた新・新川町Tシャツを作成したので、希望者には500円で配布する。
うち100円は近藤さんに実費として渡し、400円は自治会に納め雑収入とする（髙本）
備忘
総会資料を修正して本日中に西川久美子さんに届ける（栗原）
新班長会で配布する「資源回収案内」を今年度向けに修正して西川久美子さんに届ける（栗原）
以上
20160424 班長会
平成２７年度班長会 議事録
日時・・・平成28年4月24日（日） 午後２時～４時 西川会館
出席・・・１班（船本）、２班（松岡）、５班（増山）、６班（蛭間）、
７班（中井川）、１１班（清水）、１２班（白石）、１６班（合戸）、１７班（神後）、１８班（平川）
役員 西川（保）、松岡、杉山、蛭間、林、下瀬、高本、山口、中野、栗原
欠席・・・４班（足達）、８班（高松） 役員 西川（哲）、小林、山岡、西川（久）、塚原
【内容】 総会（5/22）に向けて
平成27年度の事業報告について→質疑なく、了承
平成27年度収支報告について→質疑なく、了承
平成28年度の事業計画案について→質疑なく、了承
平成28年度予算案について→質疑なく、了承
班長を１年間やってみての感想、意見等
中井川さん＞長寿会担当となったが、何やっていいかわからかった。引継ぎ用マニュアルの整備が必要。
神後さん＞脱会が３名（有沢さん、田中さん、木村サダさん）いる。
自治会員でなければ避難行動要支援者は助けてもらえないのか←リストに載っていなければ助けられないだけだ
合戸さん＞自治会に勧誘したが役員から結果の問い合わせがない←入会希望者は書記に直接連絡することになっている
ゴミ出しの有料化について自治会で説明会をやって欲しい←早速検討する
増山さん＞近所で亡くなったと思われる方がいるが確認する必要はあるか←申し出がない限り確認する必要はない
次回班長予定の人に高齢を理由に断られた←次々回予定の人に次回予定の人と共にお願いに行く
その他、次回（2016年度）の班長
１班（船本）、２班（岡本）、4班（未定）、５班（未定）
６班（蛭間）、７班（芳賀）、8班（下瀬）、１１班（清水）
１２班（難波）、１６班（日原）、１７班（木村）、１８班（近藤）
以上
＜班長の皆様＞
１年間たいへんお疲れ様でした。そして、ありがとうございました。
新しい班長さんへの申し送りとご協力をよろしくお願いいたします。
※平成28年度の新・班長さん対象の班長会は、
6月12日（日）午後２時～４時 西川会館で開催いたします。
※回覧板が古くなったり、領収書が無くなりそうな班は、中野五郎042（475）7832までお申し出ください。
以上
20160417 役員会（総会に向けて1）
20160327 役員会（自主防災組織の各班担当業務について）
日時：2016年3月27日（日） 14：00～15：30
場所：西川会館
出席：会長/西川(保) 副会長/西川(哲）理事/杉山、蛭間、下瀬、山岡、西川(久）会計/塚原、林 会計監査/高本 書記/栗原
欠席：副会長/松岡 理事/小林 会計監査/山口
内容：新川町自治会自主防災組織の各藩担当業務について
・資料「各班担当業務」を出席者全員で読み込み、意見を交換。
・各班の今後の課題は以下のとおり
1）広報班 >役員への複数の通信手段の整備（メーリングリスト、携帯電話、自宅電話）
>会員名簿の整備と役員への配布
2）初期消火班 >ハザードマップの整備（空家、ブロック塀等）
>消火栓、消火器の位置確認 >防災倉庫にキーボックスを設置（暗証番号で開封し鍵を入手）
3）避難誘導班 >災害発生時の避難所（第２小学校）の出入り口の確認
>災害発生時に第２小学校の南門を開放してほしい（西川会長が、合同防災訓練のとき開けるよう非難訓練実行委員会に提起する）
4）救出救護班 >災害時の要援護者のリスト化（あらためて会員に丁寧に説明しリスト化する）
>ＡＥＤの設置場所を確認
5）物資補給班 >足りない防災資機材の補充検討（ヘルメット、毛布、軍手、タオル、古着、電池式メガホン
ロープ、懐中電灯、強力ライト、電動ノコギリ）
>支給物資、備蓄物資の配賦ルールの確認（市から配布された物資は避難所の避難者に配分
自治会の備蓄物資は、会員全員に公平に分配）
6）渉外班 >特になし
・以上の課題解決に向けては、「防災組織活動」担当の中野書記と各班担当役員が協力して進めていく。
・その他、確認された事項は以下のとおり
1）非常時には各班長が在宅しているとは限らないので役員は各班の担当業務を熟知しておくこと
2）非常時は防災組織を機能させるため、まずは役員の安否を確認し指揮命令系統を確立すること
3）会員の安否確認は要援護者の安否確認を優先すること
以上
今後の予定（2/29現在）
3/27（日）14：00-16：00 「新川町自主防災組織の各班担当業務 他」
4/17（日）14：00-16：00 「総会に向けて①」
4/24（日）14：00-16：00 「班長会（今年度）」
5/5～8 ? 「潮干狩り」
5/15（日）14：00-16：00 「総会にむけて②/合同防災訓練について」
5/22（日）14：00-16：00 「総会」
6/12（日）13：00-15：00 「班長会（新年度）」
15：00-16：00 「役員会」
以下、暫定予定
7/3 ? 夏祭実行委員会①
8/7 ? 夏祭実行委員会②
8/21 ? 納涼夏祭り
20160117 役員会 （自主防災講座の打合）
